購買部門は簡単な業務だと勘違いされがちですよね。
実際には現場や要求元スタッフの方が多くの知識があり、その要求に必死で対応していると思います。
施設の消耗品発注は、困ったり、迷ったりした際に相談できるフットワークの良い購入先がないと、
難しいことだらけなんです!
ちょっと間違うと責任問題になったり、大損することもあります。
購買担当者、用度担当者のみなさん
公共施設や企業法人・工場の消耗品発注をする場合、利便性、耐久性、信頼性、ボリュームディスカウント(大量購買値引き)、廉価購入…クリアしなければならないポイントが多く苦労していますよね・・・。
そうでなくても、どの法人・施設も少人数で発注業務をこなしているのに、実際使用する現場がリクエストする前にメーカー名、商品名、型番、規格等を、下調べして要求してくればいいのですが、ルーズであやふやであったり、フィーリング・雰囲気での購買希望であったり、あまり上手ではないポンチ絵(フリーハンドでの挿絵)で説明されていたりと、忙しさを増大させるような要求にも、苦労して対応しているのが現状だと思います。
ご承知のとおり型番が1つ違っただけでも、希望する商品とはまったく違っていたり、
返品もままならない事態が起こっても、現場は他人事・・・。ましてや、購買部門のうっかりミスなんて
もってのほか、なにかと専門部署として事後処理をせざるを得ない事もあります。
さらに至上命題としてコスト削減が必須。
発注先の購買業者選定も最適のチョイスをしなければなりませが、
ただ安価だから、注文方法が楽だからと言う理由で選んでいませんか?
公共施設や企業法人・工場の消耗品発注はプライベートのお買い物と違って、使う場所の特性や、作業手順、現場との相性、組織風土や文化にマッチするかなど、「ただモノを買えばいい」という簡単な仕事ではない事は、世間ではあまり知られていませんよねぇ。
さらに施設利用者のために購入する施設消耗品となると、利便性、耐久性などクオリティや、廉価購入できるかというコストパフォーマンス以外にも、類似施設の利用実績、導入実績など、さまざまな要素が判断材料となって、
ご利用者にとって安全で安心できる目に見えない信頼性向上につながる安全性を確保することが要求されてきています。
でも、これは経験や知識ではなかなか解決は難しく、組織を超えた情報ネットワークが必要な時も痛感しますね。
また近年ではグリーン購入法など環境関連法との兼ね合いや、上部団体、親会社、本社、担当部局、主幹課の使用方針など、もっとしつこい話しでは店長、部長の考え方や好みが入ってくると「注文しやすかった」「何でもいい」「安ければいい」「手に入ればいい」・・・と、簡単にはいかないことばかりですよね。
ましてや売上や顧客サービスに直接つながらない購買業務は、
入社歴の浅いビギナースタッフや、比較的若い方が担当されている場合が多く、社会環境の要請にマッチした物品を購入する事は、本当は簡単ではない事だと経営陣や管理部門も判っていると感じているはずです。
ビギナー・若手購買担当者=経験が少ない=業務に精通していない=簡単な業務だと勘違いされている購買部門=現場や要求元のスタッフ側に多くの知識がある・・・
つまり、会社のことを知らない人が「身内の誰かに頼まれ発注する係り」となるという、危機管理上の大問題も発生しかねませんねぇ。
いろいろなお悩みや相談を聞かせていただいています
最近お受けしたご注文時の相談はこのような感じのもがあります。
文章だけ読むと簡単そうですが、なかなか大変な事は、コレを読み進めている皆さんなら、
痛いほどわかると思うのですが?
- 病院
- 看護部から「これぐらいの厚さと、縁がしっかりしているシーツ×5枚」
病棟看護師長からの購入依頼「患者さんへ貸し出すスリッパ×3足」
施設部門からの配管設備の部品「呼13のSUSエルボー×5個」
外来受付から「病室のイヤホン×30個」
洗濯室からは「洗濯機パーマグリス×3個 もう少し高温に対応してる物、緑色でウレアって言ってたかなぁ?」 - 老人保健施設
- 「この留め金が折れちゃったから、その補修する金具」
「トイレットペーパーが薄くて利用者さんがうまく使えないから、もっといいモノを!」
「この前より高そうで良いけど、ほとんど変わらない!」
「空気清浄機のスイッチが折れてしまったから、部品を取り寄せしてもらえないかなぁ?」
「お正月に入所者へプレゼントする100円以下で、もらってうれしい小物を120個、それも名入れで決まったからどこかいいモノを提案させて。頼むね!」
「子機のバッテリーが欲しいけど、探しても売ってないんだよ~ どこかで売ってるかなぁ」 - 官公庁
- 「振り込め詐欺撲滅キャンペーンの啓蒙品を50円で3000個」それも「即効性があって、他の部よりいいモノでほめられるモノ」って部長が言ってる。
「イベントで送られてきた置物を壊してしまい、自治会長にお披露目するのに大至急同じものを探して元通りにしてくれ!」
アンケートで「トイレの石けんが臭い」と言われて、課長が違うモノを早急に用意しろって。
「グリーン購入法に則った蛍光灯を入れ替えろ」と言われたので、調べていますが?
「委託業者から、このポリ袋だと薄すぎて効率が悪いので、もっとしっかりした物を納入して欲しい」 - 建物総合管理業
- 「電気技師の社員から、こちらで修理するからVベルト60A-25×2本」と言われた。
「昨年クリスマスツリーが倒れやすいと言われて困っている、なにか小さくて目立たないオモリを用意して欲しい」
「節約で水量と速度が遅いので、トイレットペーパーが詰まってこまるので流れやすくて品質のいいモノを」と言われたが。
「エチケットコーナーボックスが小さくてすぐあふれてします。
他のビルで使っている大きいあんな感じの物を30個買うといくらになる」
「以前に務めていた会社で使っていた藤倉物産の◆◆◆なら、コレよりもずっと持ちが良いからそれにして」 - 学校
- 「教材だと価格が高く品質が悪いので、ホームセンターよりいいモノで、しっかり切れるニッパーが欲しい」
校長先生が、「自分の椅子カバーがボロボロ」で卒業記念でリクエスト!
PTA予算で新調したいけど、探しても全く見つからない。
3社見積案件だか、見積をお願いできる業者が判らなくて
担当の先生がネットで見つけた情報と写真を渡してくたれど、最寄りの業者で取り扱いがない。
そうです!
担当本人からすれば・・・この業務に就かなければ
- 一度も使ったこともない、見たこともない、今後見ることもないような物品。
- 商品名を読むことすらできない商品、メモに書かれても読むことすら苦労する物品。
- 自分より詳しい人、専門の人から簡単に言われても、意味不明、探せない、どこに聞けばいいのか判らない、もちろん注文することもできない。
- 何に使うのか判らない道具、説明するのも困難な商品。
- 「こういう物が欲しい」と、現場担当者から補足説明を受けても理解不能な商品。
- 具体的な数値が無く、なんとなく~ フィーリングで話されても・・・
プライベートでは自分の興味がある分野や、自分の生活範囲、守備範囲内での買い物が多いので、
商品を探すにもそれほど困窮してないで、お金を払えば何でも手に入ますが、施設の消耗品発注は単純に「お金を払えばモノが買える」「買えないモノがある」と言う状況も多々出て来るのが実情ですよねぇ。
またあちらを立てれば、こちらが立たず・・・みなさまも日々苦労されていることと思います。
実際に担当者はどうやって発注しているの?
ゼブラの細芯0.3mmボールペンや、パナソニック掃除機紙パックAMC93K-CA0など、
メーカーや品番が確定できる消耗品を発注することはハードルは低く簡単です。
品番があやふやだったり、フィーリングで現場から購入依頼があった場合には・・・
1.インターネットで探す
あやふやな品番やポンチ絵、フィーリングでの検索となると、ヒットしないか、全く違う商品が表示されたりと、難易度が上がります。
そうは言っても、いろいろ調べられるので、結構便利に使っていて、手放せない道具です。
ただ、この場合数多くの検索結果が出てるので
・「本当にコレで良いのか?」「要求されている物と間違いないか?」かなり心配な点があったり
・支払方法や与信、商習慣の違いなどで、自分の組織と取引ができるかどうかも、
よく障害となる部分ですねよ。
2.ア○クルなどの通販カタログを探す
どのカタログもパワフルに2万種類程度掲載されていて、写真入りでイメージがつかめて大変便利ですが、年に1~2回かなりなコストを掛けて発行するので「売れそうな商品」を中心に掲載してあるため、
一般的なモノを探すには便利ですが、困りの捜し物に対しては、載っていない、取り寄せできないなど
力不足なときが少なくありませんよえねぇ。
3.ホームセンター、100円均一ショップ、ドラッグストアーなどへ直接行ってみる。
直接自分で見に行って判断できるので、多用されている方も多いのではないでしょうか。
ただ店頭に定番商品として置いある場合はいいとして、品切れや無い場合
● 問い合わせする店員の実力は?
● 品切れの取り寄せはどれくらいの時間か?
● 取り扱いのない商品の特別手配をしてくれるか?
のような問題がクリアできれば解決しますが、頻繁に現金を持ち歩いて、ホームセンター通いをして、周りの心証が悪くなる事も考えられますよね。
また2,3番共通の特徴して、皆さんも認識していると思いますが、
ピッキングする物流センターや、卸売り供給している業者がほぼ同じなので、
1つのカタログやショップに無い場合は、他を当たっても同じ結果になる品揃えも似ています。
4.メーカー、代理店、販売店がわかれば、問い合わせる
5.取り扱っていそうな出入り業者へ問い合わせる
ちょっとハードルが高くなりますが、確率が上がります。
ただ、いまどきそんなに経験知識が豊富で、ばりばり返事の出来る人は、私の経験上からもだいぶ減ってきた感じで、多くはないですね。
「良いセールスマンって、絶滅してきているのが現状です。」
下手に電話をして問い合わせたりすると、「出来ません」「知りません」「やってません」「判りません」「書いてません」「見たことありません」「ウチではありません」なんて、サラリと言われてしまう場合、けっこう多いですね。
すでに問い合わせ経験をお持ちのみなさまは、メーカー期待に応えてくれる実力は両極端になってる事を実感してると思います。
また5番は昔「御用商人」「出入り業社」などと言われ、いろいろと便宜を図ってくれましたが、
いまはめっきりいなくなりましたねぇ。
販売する側としても、売り上げ管理のための担当者はいるけど、商品案内やお客様便宜を図る営業マンは、ほとんどいなくなりましたねえ。
6.誰か知ってそうな同僚、仲間、友達に聞く
7.ツィッターやフェイスブック等を検索したり、SNS仲間に聞いてみる
お友達ネットワークで核心的な情報が得られそうです。 でも、プライベートなら現金を持って買いに行けば、売ってくれる所もありますが、はたして法人相手に販売しているか? 掛け売りで購入できる業者なのか? コストとスピードのバランスを取りながら、毎日の業務をスムーズに運ぶためには、ちょっと解決するには、さまざまな問題があります。 また、知らなければそれまでですし、問題解決ができる幅広い人的ネットワークでを築くのも、コストと時間が掛かり、そこまで行くと、プロの経営者の世界ですよね。
でも、物品を探し始めると
● ア○クル、カ○ネット、た○めーるのカタログ見ても載っていない。
● インターネット通販を調べても、本当にコレで正しいのか? 良いのか? 安全なのか?
● 調べた業者へ電話しても、双方のコミュニケーション不足で通じない。
● 「あやふや」「ルーズ」「感覚的」な購入依頼を短時間で処理しなければならない。
そんな時こそ、マルカミ独自のサービスをご利用ください!
品番があやふやだったり、フィーリングで現場から購入依頼があった場合でも、独自の検索機動力を発揮してお客様にご満足いただきます。
最初から、文字主体の電子メールやファクシミリや、手書きの挿絵などで、探したい物を伝えられる人は、ごく少数です。だから電話で希望する物、イメージする物をお話しください。フィーリング(雰囲気)でも、使い方、場所、色、形、大きさ・・・
誰が使うのか? 誰から言われたのか? 何をしたのか?
おどろくお客様が多いのですが「におい」なども、重要なマルカミで探し、提案するキーワードにもなりますので、一番使い慣れた電話で話をしてください。
その次、わからない場合は、お伺いして現場を見たり、ご一緒に相談を承ります。
消耗品担当者様からこんなご相談を受けたことがあります。
現場から容赦なく出される曖昧な購入依頼に探そうにも、相談しようにも販売業者から
「わかりませんねぇ~」と相手にもしてくれず納期も迫っていて、頼みの綱としてマルカミにご相談。
このような時マルカミ藤倉店長は
お客様に事情を説明頂き、お困りの時や、即時納品という特別な対応にとても燃えます。
困ったときこそすぐに動いて損得無しの早い対応をします。
それが、「困ったときのマルカミ」「マルカミは早い(速い)」と言われる所以です。
ご注文の半数以上が当日納品を行っていて、このスピード感がマルカミの標準ですが、配送効率のため、3日程度頂く場合もあります。
考え方として、1週間ぐらいで納品してくれればいい商品を、毎回毎回、無理にコストを掛けて
当日翌日納品するよりも、瞬発力を発揮して、困ったときには、助ける駆けつける対応をしております。
このほか他社様のようにカタログ通販と、カタログもご利用いただけます。
24時間お使いいただける代表的なカタログはインターネットよりダウンロード可能です、
現物が必要な場合はお届けに伺って迅速に対応しております。
お気軽にご利用ください。
他社との比較表
「大宮」を愛し、地域に根ざしているマルカミ藤倉
多くのお客様が「これは雑貨屋さんに相談することかどうかわかりませんが・・・」という場合でも、お話しをお聞きすると、マルカミで解決出来る事がほとんどです。が取引先でお探しの商品が見つかります。
また、私が首都圏経済の集積地で歴史ある商売人の街「商都;大宮」にて様々なジャンルの団体に所属している関係で、異業種の経営者、専門家の友人との結びつきも強く、驚くほどの幅広さで、商品や情報を流通させることができます。
まさに大宮の子、大宮商人ココにありといった「青年実業家」が、みなさまにご愛顧頂いている
藤倉秀夫です。「こんな相談して、いいのかしらぁ~?」といった遠慮はいりません!
孤独な購買担当者にならず、ひとりで悩ますに、お気軽にご相談、ご依頼ください。
必ず、私達マルカミは、あなたの力になります。
現在お取引頂いている、比較的大きな「お客様」一例
さいたま市、蓮田市、上尾市、桶川市、埼玉県知事部局、埼玉県教育委員会、埼玉県警察本部、埼玉県警察学校、埼玉県安全運転学校、埼玉県公園緑地協会、自治労さいたま、埼玉大学、さいたま市10区役所、関東管区警察局、陸上自衛隊、国土交通省、法務局、裁判所、関東財務局。さいたま赤十字病院、埼玉精神神経センター、さいたま市立病院、埼玉県立小児医療センター、埼玉県立がんセンター、埼玉県精神医療センター、埼玉県立リハビリテーションセンター、与野中央病院、藤村病院、いきいき埼玉県民活動総合センター。さいたま市中心に小中学校×240校 保育園×68園、大宮聖苑、浦和斎場、盆栽美術館。埼玉県中央青果市場、さいたま食肉市場、大宮臓器食品、花王株式会社、埼玉日産自動車、カネボウ化粧品、JAさいたま、JAあだち野、富士写真光機、戸田建設、学研ココファン、上尾運動公園、上尾水上公園、さいたま市水道局、さいたま市都市整備公社、さいたま市社会福祉事業団 などなど2000件以上
お客様の声より
さいたま市宮原地区社会福祉協議会 事務局 HK様
困りごとがあるとマルカミに相談して適切なアドバイスをいただき助かっています。これからも地域のニーズに柔軟な対応で頑張って下さい。
上尾市役所 公園担当 ST 様
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何でも扱っていて、たのめば持って来てくれるので助かる。とてもたのみやすいんです。
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オーナーセールスで話が早く、情報量、ネットワークが豊富
いま業界はどうなっているのか? 情勢は?など、明らかに競合他社のセールスマンとは情報量が違います。
基本となる商品知識は言うこと無し、業界、地域、経営、販売、行政、趣味!?のことまで情報量、ネットワークが豊富
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店長(店長)をはじめ、マルカミスタッフは受注の電話をお受けしたり、お伺いしてお客様のご要望をお聞きしたり、お応えしたり、倉庫での商品整理や、在庫管理、発注業務、伝票発行までマルチに業務をこなし幅広く行っていますので、「ただ配送だけに伺う」普通の業者とはかなり違います。
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ちょっとおせっかいな所もあります。だから、「世界でいちばん面倒見がよくて、やさしく親切な、店長のショップ」として、みなさまからかわいがられ、愛され、ご支持を受けています。
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「こんな事相談して良いのかしら?」「今さら聞けない~!?」大歓迎です。
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マルカミならそれが当たり前。簡単なことです。それも相談に特別な代金は必要ありません!
マルカミは購買担当者をひとりぼっちにさせません!
商品の細かな違いや、微妙なニュアンスを電話でご注文、ご相談ができます。
当たり前のようで、当たり前でなくなってきたのが「ヒトとヒトとの会話」
間違いが起こる、間違った場合責任がアヤフヤ、コストが掛かる等々で、いつの間にか電話でのやり取りがタブーに近くなってきました。
一番人にとって快適で、身近な会話で問い合わせ・相談したり、ご注文することが、当たり前に出来ます。
個別対応ができる
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みなさまのお困り相談や、ご注文なども、マニュアル対応、規則一律の対応ではなく、お客様ごとアレンジした、お互い気持ちの良い環境で対応させて頂いておりますので、どうぞご安心してください。
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半径15km圏内に2000軒を超えるお客様とのお取引があります。そのお客様密度の「濃密」なエリアを卸売り問屋の価格設定で、当日配送も多く、最低発注金額などは設定していません。
取扱商品の一例
あっとオフィス2014 (文具、オフィス用品、消耗品総合カタログ)
やっぱり「管理部門の事務所」には、オフィス向け=事務所用に編集されたカタログが、ベストな品揃えで、一番使いやすいです。それがコクヨが運営して卸店向けに運用している「正統派」文具カタログ「あっとオフィス」Web版です。
オフィス向け通販カタログも乱立してきて来ました。実はマルカミも研究用にいくつかの通販カタログから消耗品を購入しています。特徴を出さないと埋没してしまうので、取り扱いボリュームは同じでも、かなり特定業種に特化し始めています。個人飲食店向けのアスクル。割引販売のたのめ~る。などなど
購買担当者様チェック
店長自身も、毎日発注業を行っています。
おなじ購買担当として、悩みリストベスト10をリストアップしました。
もし、この中で心当たりの項目が、一つでもあれば、
ぜひマルカミを「たよれるあなたの庶務課」として~どうぞ
特に現場からの要求に応えなければならない購買担当者様は、ぜひチェックして見て下さい。
- その1 情報に困ってる人
コストパフォーマンスの良い物を教えて欲しい 同業、他施設で使用している、
オススメを教えて欲しい もっと便利な物があるのに価格も性能も評価も判らない - その2 相談できないで困ってる人
相談しながらオーダーしたいけれど、誰もアテにできない 雰囲気とか、
用途だけしか言われていない
いつも要求元の情報が「あやふや」で困っている - その3 調達に困ってる人
忙しくて、自分で「購買品」を探す時間がない 買いに行っても、お目当ての物が揃っていない
買いに行っても、どの店も同じ物しか置いていない - その4 失敗できない人
ホームセンターとかに買いに行くと失敗しそう 商品が多すぎて、どれがなんだか判らない
失敗が許されない状況、環境にいる - その5 入荷、在庫の不安がある人
注文しても、いつ届くか判らない!?
入荷に時間が掛かり、消耗品を切らしてしまう事がある
責任を取って自腹で消耗品を買い回ることがある
相談しながらオーダーしたいけど、誰もアテにならない - その6 失敗の不安がある人
ホームセンターとかに買いに行くと失敗しそう 買いに行っても、お目当ての物が揃っていない
買いに行っても、どの店も同じ物しか置いていない
ネットは情報量が多すぎて決められない
もう失敗できない環境にいる・・・ - その7 契約環境に心配がある人
取り扱い業者が判らない
見積相手が見つからない
登録、出入り業者が少ない - その8 出庫が不安定な施設管理の人
倉庫スペースが少なくて、十分なストックを置くことができない
最低発注単位がクリアできず、割高なコストで購入している
毎日品切れの事ばかり気になって仕方がない - その9 情報が入ってこないで困ってる人
使いやすい商品があるのに、手に入らない
同業、他の施設で使用している、オススメ品を教えて欲しい
コストパフォーマンスの良い物を教えて欲しい
情報がほとんど入らず、現場で孤立して四苦八苦している - その10 オペレーションの不満がある人
部下・現場のスタッフが生意気で、対応に苦慮している
上司・オーナーとの折り合いが悪くて困っている
現場が本拠地から遠距離にあるので、素早い対応ができない
営業職が配送するので、ロスが多すぎる
ご挨拶
会社内のさまざまな雑務、すき間業務、ちょっとした施設補修、機械修理など、マルカミ藤倉株式会社は、「庶務課」を外部委託しているつもりでご利用くださいませ。